Firmowe spotkania świąteczne 2025. Eventy wychodzą poza schemat, a pracownicy zyskują realny głos

Sezon świątecznych eventów firmowych wchodzi w kluczową fazę, a organizatorzy obserwują wyraźny zwrot w stronę bardziej kreatywnych i immersyjnych formatów wydarzeń. Coraz mniej firm decyduje się na klasyczną wigilię w sali bankietowej, a coraz więcej stawia na scenariusze, które angażują uczestników i tworzą doświadczenia zapamiętywane na długo.

Nietypowe otwarcia wydarzeń w trendzie

Branża MICE potwierdza, że jednym z najmocniejszych trendów ostatnich sezonów są powitania w nieoczywistych miejscach. Gości zaprasza się m.in. na:

• tarasy widokowe i dachy biurowców,
• ogrody zimowe, dziedzińce kamienic i szklane patia,
• zewnętrzne strefy z grzanym winem, lampionami i dekoracjami.

To element, który pozwala wyróżnić wydarzenie już od pierwszych minut i „ustawić” jego klimat niezależnie od dalszego przebiegu.

Aktywne formy integracji zamiast biernego uczestnictwa

Firmowe spotkania świąteczne coraz częściej mają strukturę modułową — uczestnicy przechodzą przez różne strefy, warsztaty i atrakcje, zamiast siedzieć przy jednym stole przez cały wieczór. Najczęściej wybierane aktywności to:

• live cooking i warsztaty z szefami kuchni,
• tworzenie świec, stroików i personalizowanych ozdób,
• degustacje świątecznych smaków i napojów,
• karaoke tematyczne i strefy muzyczne,
• fotopunkty i kreatywne animacje w duchu storytellingu marki.

Dla wielu firm event staje się okazją do realnej integracji, a nie jedynie „okolicznościowego spotkania”.

Pracownicy podejmują decyzję. Głosowanie na scenariusz wydarzenia

Jednym z ciekawszych trendów, który w tym roku szczególnie się umocnił, jest włączanie pracowników w wybór formuły spotkania. Firmy przygotowują kilka propozycji lokalizacji i scenariuszy, a zespół decyduje w głosowaniu.

Podkreśla to Magdalena Młynarczyk, Sales & Marketing Director Leonardo Hotels w Polsce:

– Pracownicy coraz częściej otrzymują kilka propozycji scenariuszy spotkania świątecznego w różnych lokalizacjach i głosują na opcję, która najlepiej im odpowiada. To kolejny sygnał, że priorytetem w organizacji wydarzenia jest człowiek i jego perspektywa. Dla nas, jako hotelu, oznacza to większą elastyczność i kreatywność w przygotowywaniu ofert, bo wiemy, że decyzja zapada po stronie pracowników, a nie tylko w dziale HR czy przy biurku zarządu.

Dla branży eventowej oznacza to konieczność proponowania różnorodnych wariantów i szybkiego dostosowywania się do konkretnych grup odbiorców.

Dane: grudzień wciąż jednym z najbardziej intensywnych miesięcy

Analizy rynku spotkań potwierdzają, że świąteczne eventy to motor napędowy grudnia w hotelach i przestrzeniach eventowych. Na koniec III kwartału 2025 roku potwierdzone rezerwacje na wydarzenia świąteczne wynosiły:

• 6,49% powierzchni eventowej hoteli w Warszawie,
• 8,52% w Krakowie,

natomiast zapytań otwartych było ponad dwukrotnie więcej. Według danych rynkowych około 30–40% takich zapytań zamienia się w realizację, co oznacza, że kalendarze obiektów często zapełniają się dopiero w listopadzie.

Branża potwierdza, że podobnie jak w poprzednich latach, okres od 1 do 20 grudnia jest praktycznie w całości zajęty przez firmowe wydarzenia — od mniejszych integracji po duże bankiety.

Dłuższe planowanie, późniejsze decyzje

Eventy grudniowe mają specyficzny rytm planowania:

• duże spotkania rezerwowane są średnio z 200-dniowym wyprzedzeniem,
• średnie i mniejsze — najczęściej 60–100 dni wcześniej,
• ale decyzje o realizacji zapadają nierzadko w ostatniej chwili.

Firmy rzadko decydują się na lunche świąteczne, a jedynie ok. 35% łączy spotkanie firmowe z noclegiem.

W tym sezonie szczególnie widać, że organizatorzy cenią przede wszystkim elastyczność — możliwość szybkiego modyfikowania oferty, skalowania atrakcji i dopasowania przestrzeni do liczby uczestników.