Tak działa muzyka na eventach. Jak stworzyć właściwą atmosferę?

W najlepszych filmach czasem to nie główni aktorzy, lecz postacie drugoplanowe kradną show. Podobnie muzyka w tle może stać się gwiazdą każdej imprezy – od konferencji branżowych, przez imprezy sportowe i kulturalne, po firmowe bankiety. Kluczem nie jest już decyzja, czy w ogóle zapewnić muzykę, ale jak najlepiej dopasować ją do charakteru wydarzenia.

Nawet gdy nie skupiamy na nich uwagi świadomie, nasz mózg rejestruje bodźce. Zbyt jaskrawe światło może wywołać ból głowy, rośliny i zieleń sprawia, że czujemy się lepiej, a zapach świeżo zmielonej kawy czy ulubionego jedzenia pobudza nasz apetyt. Równie subtelnie odbieramy muzykę i dźwięki. Istnieje „pośrednie słuchanie”, czyli odbieranie muzyki w tle, która jest ważniejsza, niż nam się wydaje.

Muzyka w tle nie jest tylko dodatkiem do atmosfery – może stać się efektywnym narzędziem kształtującym doświadczenie gości i wpływającym na ich zachowanie w lokalu lub podczas specjalistycznego wydarzenia.

Muzyczna różnorodność eventów od A do Z

Organizując wydarzenie, naturalnie dobieramy muzykę do jego charakteru. Czym charakteryzują się konkretne wydarzenia w kontekście muzyki?

• Na konferencjach biznesowych i szkoleniach muzyka pomaga utrzymać koncentrację i buduje profesjonalną atmosferę. Jest subtelnym tłem – od spokojnych, organicznych brzmień w wydarzeniach wellness, przez klasyczne lub ambientowe dźwięki sprzyjające skupieniu na spotkaniach naukowych, po nowoczesne, energetyczne utwory, które podkreślają dynamikę prezentacji produktowych.
  
• Eventy marketingowe i promocyjne pomagają wzmacniać wizerunek marki i przyciągać uwagę gości, dlatego muzyka powinna mieć charakter i dopasowanie do profilu odbiorców. Starannie dobrane utwory podkreślają przekaz wydarzenia i skutecznie angażują uczestników.
  
• Podczas wydarzeń sportowych muzyka odpowiada za energię i motywację zarówno graczy, jak i kibiców. Od stadionowych hitów i energetycznego rocka, przez dynamiczny EDM, po utwory dopasowane do specyfiki dyscypliny — odpowiednio dobrana ścieżka dźwiękowa buduje emocje, utrzymuje uwagę publiczności i wzmacnia atmosferę rywalizacji przez całe wydarzenie.

• Podczas różnorodnych eventów hotelowych muzyka w tle pomaga budować elegancką, przyjazną i jednocześnie rozrywkową atmosferę, dopasowaną do charakteru spotkania – od klasycznych bankietów po imprezy z DJ-em. Wzmacnia wizerunek marki, podnosi komfort gości i sprzyja ich integracji, pozwalając w pełni wykorzystać potencjał hotelu jako wszechstronnej przestrzeni eventowej.

• Muzyka jest kwintesencją koncertów i imprez kulturalnych oraz punktem centralnym wydarzenia, często definiując całe doświadczenie uczestników. Pomaga wprowadzić uczestników w klimat wydarzenia, zwiększa ich zaangażowanie i poczucie wspólnoty, będąc tak samo istotna jak dekoracje czy dress code.

Jeśli emocje, które towarzyszą klientowi w kontakcie z firmą lub uczestnikowi wydarzenia – radość, ekscytacja czy frustracja – są równie istotne jak sam produkt lub usługa, muzyka jest naturalnym narzędziem do ich kształtowania i wzmacniania. Oto, jak dzieje się to na konkretnych wydarzeniach.

Jak dobrać muzykę do eventu? Praktyczne wskazówki

Badania pokazują, że odpowiednio dobrana muzyka w tle może zwiększać koncentrację uczestników i ich zaangażowanie podczas prezentacji i sesji (Frontiers in Psychology, 2022). Świadomie dobrany repertuar angażuje gości emocjonalnie. Potwierdzają to także badania fińskiego Uniwersytetu w Jyväskylä: muzyka może wywoływać silne emocje i przywoływać konkretne wspomnienia. Warto jednak wiedzieć, jaki typ muzyki najlepiej dopasować do efektu, jaki chcemy osiągnąć. Muzyka z tekstem może utrudniać rozumienie mowy i prowadzenie rozmów, dlatego w strefach networkingowych czy podczas wykładów najlepiej sprawdza się muzyka instrumentalna (Scharenborg & Larson, arXiv, 2018).

Strategiczne wykorzystanie muzyki może również wspierać poczucie wspólnoty wśród uczestników oraz pozytywnie wpływać na odbiór całego eventu (CTO Music, 2023). Projektując środowisko muzyczne, warto świadomie dobierać tempo i tonację utworów, aby w pełni kształtować doświadczenia uczestników.

Oto praktyczne wskazówki, o których warto pamiętać:

• Dopasuj tempo, tonację i głośność muzyki do celu wydarzenia. Wolne i umiarkowane utwory sprzyjają koncentracji i dłuższemu pobytowi uczestników; szybsze zwiększają energię, lecz źle dopasowane mogą męczyć.
• Uwzględnij rodzaj i wielkość przestrzeni. Akustyka i rozmieszczenie gości wpływają na odbiór muzyki.
• Odtwarzaj muzykę legalnie. Przy publicznym odtwarzaniu znanej muzyki konieczna jest odpowiednia licencja ZAiKS, która pozwala bezpiecznie wykorzystywać utwory w tle (ponad 119 mln utworów) i jednocześnie wspiera twórców. Szczegóły znajdziesz na stronie www.muzykadlabiznesu.pl/.
• Zachowaj spójność z marką i typem eventu. Muzyka powinna pasować do charakteru wydarzenia, grupy docelowej i doświadczenia, które chcesz zaoferować uczestnikom.
• Zadbaj o nagłośnienie. Nawet najlepiej dobrana muzyka nie przyniesie efektu, jeśli będzie źle słyszalna. Zwróć uwagę na jakość sprzętu, rozmieszczenie głośników i dopasowanie głośności do rodzaju przestrzeni i charakteru wydarzenia.
• Dopasowanie do grupy docelowej. Wiek, preferencje kulturowe, wykonywany zawód uczestników mają znaczenie. Najpierw przemyśl, do kogo kierujesz event.
• Twórz tematyczne playlisty. Uwzględnij różne fazy wydarzenia: powitanie gości, przerwy, zakończenie. Przygotuj też playlistę „awaryjną” na nieprzewidziane sytuacje, np. przedłużające się przerwy.
• Rozważ muzykę na żywo. Nie zawsze konieczna, ale czasem idealnie podkreśla doświadczenie uczestników.
• Muzyka jako element promocji i wizerunku marki. Ścieżka dźwiękowa może być integralną częścią komunikacji wydarzenia – od teaserów w mediach społecznościowych po materiały wideo z relacji.